Paperless-ngx ist ein Open Source Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) welches Ordnung in digitale Dokumente bringt. Dokumente werden digitalisiert, organisiert, verschlagwortet, archiviert und durchsuchbar gemacht.
Heute zeigen wir als Open Source Lösung, welche einmal anzuschauen lohnt, das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Paperless-ngx. Bei einem DMS geht es darum, allerlei Dokumente, welche im geschäftlichen Ablauf aufkommen, zentral zu digitalisieren, diese zu organisieren und zu verschlagworten, den Inhalt des Dokuments durchsuchbar zu machen und diese Daten sicher zu archivieren. Eben das, was man von sich von einem papierlosen Büro erwünscht.
Wie jedes DMS speichert auch Paperless-ngx Dokumente an einer gemeinsamen Stelle und zentralisiert damit den Speicherort zusammenhängender Dokumente aus unterschiedlichen Quellen.
Dokumente werden via Tags, Korrespondenten und benutzerdefinierten Feldern organisiert. Eine automatische Klassifizierung findet über maschinelles Lernen statt. Gespeichert werden Dokumente im langzeitstabilen PDF/A-Format, ebenso werden immer die Originale unverändert mit abgelegt. Sofern gewünscht, werden via OCR-Erkennung Inhalte in grafischen Objekten durchsuchbar. Dabei versteht die OCR-Erkennung über 100 Sprachen und Sprachvarianten.
Neue Dokumente können via Drag-and-Drop im Webfrontend eingefügt, im Import-Ordner abgelegt oder aus einem E-Mailpostfach eingefügt werden. E-Mails können ganz oder nur in Auszügen archiviert werden. Hierfür gibt es ein umfangreiches Regelwerk, welches sogar Schritte zur Nachbearbeitung der E-Mails wie kategorisieren, als gelesen markieren, verschieben oder löschen durchführen kann.
Es gibt eine umfangreiche Dokumentation zu dieser Anwendung, ebenso eine umfassende API, mit welcher sich sämtliche Aufgaben automatisieren lassen. Die Hardware-Anforderungen sind moderat – in einer zentralen Datenbank werden lediglich Meta-Informationen gespeichert. Die Mindestanforderung reduziert sich damit auf genügend Speicherplatz für ihre Dokumente.
Sie wollen eine Demonstration, haben Fragen zu Paperless-ngx oder benötigen Unterstützung? Neben der vorzüglichen Community stehen wir Ihnen ebenfalls mit Rat und Tat zur Seite!
Link zum Projekt: https://docs.paperless-ngx.com/
